Verandering is de enige constante in de wereld en wordt beschouwd als de universele toestand van de mens. Dit geldt ook voor bedrijfsorganisaties. Bedrijven moeten evolueren en zich aanpassen aan verschillende uitdagingen, zoals een verandering in technologie, nieuwe concurrenten, nieuwe wet- en regelgeving en economische trends. Het niet doorvoeren van de verandering leidt tot bedrijfsstagnatie. Er zijn bepaalde stappen die u moet volgen om een change managementproces succesvol te implementeren.
Er zijn verschillende benaderingen over hoe te veranderen en wat te veranderen vanuit een organisatorisch perspectief. Bijna 50% van de organisatorische veranderingen is onproductief als gevolg van onjuiste planning en coördinatie. Het uitvoeren van het veranderingsproces is een van de meest waardevolle vaardigheden die bedrijfsmanagers moeten verwerven.
Laten we in deze blog bepaalde fundamentele aspecten van change management onderzoeken en naar de belangrijkste strategieën kijken die betrokken zijn bij het correct uitvoeren ervan.
Wat is change management?
Het concept van change management omvat alle essentiële soorten processen die zijn gepland en uitgevoerd voor een succesvolle organisatieverandering. Deze veranderingen variëren van interne processen, bedrijfscultuur, bedrijfshiërarchie, budgettoewijzingen en andere essentiële aspecten van een project.
Change management is niet alleen toepasbaar op projecten en organisaties, maar ook op mensen. U bereidt uw team voor op aanpassing aan veranderingen. Change management omvat een gestructureerde methodologie die uw project kan beheersen, wat vervolgens leidt tot organisatorisch succes. Alleen een bekwame leider kan het veranderingsproces aansturen.
Verandering is een onvermijdelijk feit dat elk team of project moet plannen. Het is essentieel om een duidelijke definitie van change management te begrijpen om zo goed mogelijk op de verandering te kunnen reageren. Jij en je team moeten de noodzaak van verandering identificeren en wat deze inhoudt. Tijdens het veranderingsmanagementproces moet de organisatie de werknemers tijdens het proces ondersteunen en mag de productiviteit van de organisatie niet worden beïnvloed.
Organisatorisch change management kan worden gecategoriseerd, zoals hieronder vermeld:
Adaptieve verandering – Adaptieve veranderingen zijn iteratieve en geleidelijke veranderingen die de organisatie doorvoert om de processen, producten en strategieën te implementeren.
Transformationele verandering – Transformationele veranderingen worden op grotere schaal geïmplementeerd.
Nu u weet wat change management is, gaan we de stappen verkennen die betrokken zijn bij het change managementproces.
Change managementproces
De bedrijfsdoelstellingen, de omgeving en de cultuur die binnen de organisatie worden gecreëerd, zijn enkele van de factoren die het change managementproces uniek maken. De stappen in het proces, de technische details en de mensen met wie je werkt, verschillen per organisatie, maar de basisprincipes blijven hetzelfde.
Hier volgen enkele stappen die ertoe leiden dat organisatorische veranderingen succesvol worden geïmplementeerd:
1. Duidelijke doelstelling
Als u duidelijk gedefinieerde doelstellingen of doelstellingen heeft, kunt u weten of u deze hebt bereikt. Zorg ervoor dat uw verandering gerelateerde doelstelling op één lijn ligt met de bedrijfsdoelstellingen.
2. Plan voor een verandering
Voor een succesvolle veranderingsimplementatie moet de organisatie logistiek en cultureel voorbereid zijn. Breng het hele veranderingsproces in kaart met definieerbare stappen, doelstellingen, metingen, analyses en prikkels.
Wanneer de organisatie klaar is voor verandering, moet het management een realistisch plan ontwikkelen om de verandering door te voeren. Het plan moet de volgende details bevatten:
- Strategische doelen
- Belanghebbenden van projecten
- Projectomvang
- KPI’s (Key Performance Indicators)
Het change managementplan moet alle obstakels overwinnen die zich tijdens het proces kunnen voordoen.
3. Implementeer het veranderplan
Bij het maken van een change managementplan volgt u de gedefinieerde stappen, zoals wijzigingen in de structuur, processen, systemen, strategie en andere essentiële aspecten van de organisatie. Tijdens het proces moeten de veranderingsmanagers alle essentiële maatregelen nemen om hun teams in staat te stellen de juiste stappen te zetten om de doelen te bereiken.
4. Maak een communicatieplan
Na goedkeuring van de verandering door de besluitvormers is het essentieel om een betrouwbaar communicatieplatform te ontwikkelen. Door duidelijke communicatie kan het hogere management regelmatig updates horen, en het team dat bij het veranderingsproces betrokken is, heeft het gevoel dat het management gehoor geeft aan hun feedback en zorgen.
Communicatie heeft een diepgaand effect op het hele proces en maakt het transparanter en beter verteerbaar, maak ook duidelijk voor alle betrokkenen wat hun rol in het totale plaatje is en wat het hen gaat opbrengen uiteindelijk.
5. Detecteer obstakels en verwijder ze
Tijdens het implementatieproces van de verandering zijn er vaak barrières te verwachten. U moet de problemen snel aanpakken om onvoorziene problemen te overwinnen. Negeer deze obstakels niet, omdat ze het veranderingsproces kunnen belemmeren. Hier zijn een paar manieren om de blokkades tijdens het proces te overwinnen.
- Inclusief aanvullende opleidings- en bijscholingsactiviteiten
- Zorg voor een goed geplande organisatiestructuur
- Adopteer nieuwe systemen om nieuwe technieken mogelijk te maken
- Update de functiebeschrijving met betrekking tot nieuwe werklasten
- Overweeg alle essentiële maatregelen om de barrières voor het veranderingsproces weg te nemen
6. Begrijp de belangrijkste prestatie-indicatoren
Normaal gesproken zijn mijlpalen voldoende om het succes van de organisatie te meten, maar om over uitgebreide gegevens te beschikken, kunt u gebruik maken van Key Performance Indicators (KPI). Teamleden van het veranderingsproces moeten over nauwkeurige gegevens over de situatie beschikken. In deze context helpen KPI’s om de voortgang van de verandering en eventuele wijzigingen in het proces te volgen.
7. Pas het change managementproces aan wanneer dat nodig is
Als bepaalde aspecten niet voldoen aan uw vereisten of verwachtingen, pas dan het veranderingsproces aan zodat het aansluit bij uw vereisten. Het zou beter zijn om kleine veranderingen aan te brengen en uw doelen te bereiken, dan hetzelfde plan te blijven volgen en het niet uit te voeren. Zorg ervoor dat je als bedrijfsleider, directeur, manager, afdelingshoofd hierbij altijd het voorbeeld stelt. “Leading by example”.
8. Integreer de veranderingen in de cultuur van de organisatie
Wanneer de gemaakte veranderingen binnen de organisatiecultuur zijn doorgevoerd, heb je bijna je doel bereikt. Er is altijd ruimte voor verbetering, en het incorporeren van het principe van continue verbetering zal helpen om verdere veranderingen met zich mee te brengen.
7R’s van het change management proces
Bij het indienen van een change management plan zijn er een aantal checklists waarmee u rekening moet houden, ook wel de 7R’s van het verandermanagementproces genoemd. Stel u de hierna volgende essentiële vragen met betrekking tot het verandermanagementproces.
- Reguleren
De persoon die de noodzaak voor verandering heeft geïdentificeerd, beschikt mogelijk over enkele inzichten om het change management verzoek van de organisatie te initiëren. Een centraal geplaatst systeem registreert alle essentiële wijzigingen die zijn aangebracht en reguleert dat elk individu op de hoogte is van zijn/haar verantwoordelijkheid binnen het team.
- Reden
Er zijn uiteenlopende redenen voor change management verzoeken, zoals capaciteitsvergroting, het minimaliseren van het beveiligingsrisico of het vergroten van de beschikbaarheid. Ongeacht de reden voor de wijziging moet deze aan het voltallige management en bestuur worden voorgelegd om te beslissen of het verzoek wel of niet wordt goedgekeurd. Dit helpt bij het prioriteren van de veranderingen.
- Rendement
Voordat u wijzigingen doorvoert, is het van groot belang om het rendement van de aangebrachte wijzigingen te onderkennen. Als het rendement van het wijzigingsverzoek bijvoorbeeld laag is, kan het wijzigingsverzoek worden genegeerd en omgekeerd. Voordat u een wijzigingsverzoek in overweging neemt, is het essentieel om rekening te houden met de wijziging in de voordelen die is doorgevoerd.
- Risico
Elke vorm van verandering brengt risico’s met zich mee. Sommige veranderingen kunnen worden genegeerd/vermeden met een herstelplan, terwijl andere moeten worden geaccepteerd. Houd bij het plannen van veranderingen rekening met het risico dat u de veranderingen niet doorvoert. Hoewel het moeilijk is om de risico’s van de veranderingsprocessen te voorspellen, kunt u wel vooraf nadenken voordat u wijzigingen doorvoert.
- Raming & (be)Rekenen
Het ontbreken van voldoende middelen leidt tot het afwijzen van change management verzoeken. Bij het plannen van de implementatie van veranderingen is het dus net zo belangrijk om ook rekening te houden met de middelen. Houd de mensen of middelen bij die nodig zijn om de verandering door te voeren. Houd bij het accepteren van het veranderingsproces rekening met de impact ervan op andere projecten en zorg ervoor dat het geen negatieve invloed heeft op andere projecten.
- Responsabiliteit of Verantwoordelijkheid
In het change management proces is het hebben van expliciete kennis van verantwoordelijkheden en wie verantwoordelijk zou moeten zijn voor welke taken essentieel. De plichten moeten uitvoerbaar, traceerbaar en afdwingbaar zijn.
- Relatie
In een organisatie vinden veel veranderingen tegelijkertijd plaats. De relatie tussen de veranderingen moet over en binnen de functionele grenzen worden bepaald. Een andere manier om “Relatie” te implementeren is het onderhouden van goede relaties met alle betrokkenen. Het is van uiterst belang om goodwill te creëren bij zowel de raad van bestuur, het management als op de werkvloer. Als u deze taak niet accuraat uitvoert, kan dit leiden tot langere implementatie tijden.
Tot slot
De implementatie van het change managementproces is vanzelfsprekend van groot belang, omdat het bedrijf hierdoor afhankelijker nieuwe werkwijzen.
Wanneer je hierin fouten maakt en mensen doorheen de transitie worden verwaarloosd, neemt de angst toe en neemt hun motivatie af. Je zal dan te maken krijgen met de klassieke tegenwerpingen en reacties zoals:
“Waarom zou ik mij zorgen maken? Ik heb geen idee wat er gebeurt…”
“Waarom zou ik me druk maken? Ze geven duidelijk niets om ons…’
“Ik weet niet zeker of ik thuishoor in de nieuwe wereld… ik weet er niets van”
Mensen kunnen wrokkig worden tegenover leiderschap en beschermen hun eigen functie binnen de organisatie. Er kunnen silo’s ontstaan die resulteren in een ‘wij versus zij’-cultuur – sommige van de meer wrokkige individuen in dit plaatje kunnen uiteindelijk saboteurs worden.Mensen zouden zelfs minder productief kunnen worden en het ziekteverzuim zou kunnen toenemen, dit wil je ten alle kosten vermijden.
Wil je meer weten over hoe je change management trajecten het best implementeert binnen je bedrijf? Vraag dan hieronder een gratis strategie sessie aan
