Le changement est la seule constante au monde et est considéré comme la condition universelle de l’homme. Cela s’applique également aux organisations commerciales. Les entreprises doivent évoluer et s’adapter à divers défis, tels qu’un changement technologique, de nouveaux concurrents, de nouvelles lois et réglementations et des tendances économiques. L’incapacité à mettre en œuvre le changement entraîne une stagnation des activités. Vous devez suivre certaines étapes pour mettre en œuvre avec succès un processus de gestion du changement.
Il existe différentes approches sur la manière de changer et sur ce qu’il faut changer d’un point de vue organisationnel. Près de 50 % des changements organisationnels sont improductifs en raison d’une mauvaise planification et coordination. L’exécution du processus de changement est l’une des compétences les plus précieuses que les chefs d’entreprise doivent acquérir.
Dans ce blog, explorons quelques aspects fondamentaux de la gestion du changement et examinons les stratégies clés impliquées dans son exécution correcte.
Qu’est-ce que la gestion du changement ?
Le concept de gestion du changement comprend tous les types essentiels de processus planifiés et exécutés pour un changement organisationnel réussi. Ces changements vont des processus internes, de la culture d’entreprise, de la hiérarchie d’entreprise, des allocations budgétaires et d’autres aspects essentiels d’un projet.
La gestion du changement ne s’applique pas seulement aux projets et aux organisations, mais aussi aux personnes. Vous préparez votre équipe à s’adapter aux changements. La gestion du changement implique une méthodologie structurée qui permet de contrôler votre projet, ce qui conduit ensuite au succès organisationnel. Seul un leader compétent peut conduire le processus de changement.
Le changement est un fait inévitable que chaque équipe ou projet doit planifier. Il est essentiel de comprendre une définition claire de la gestion du changement afin de répondre au mieux au changement. Vous et votre équipe devez identifier le besoin de changement et ce qu’il implique. Pendant le processus de gestion du changement, l’organisation doit soutenir les employés tout au long du processus et la productivité de l’organisation ne doit pas être affectée.
La gestion du changement organisationnel peut être classée comme suit :
Changement adaptatif – Les changements adaptatifs sont des changements itératifs et graduels que l’organisation apporte pour mettre en œuvre ses processus, produits et stratégies.
Changement transformationnel – Les changements transformationnels sont mis en œuvre à plus grande échelle.
Maintenant que vous savez ce qu’est la gestion du changement, explorons les étapes impliquées dans le processus de gestion du changement.
1. de gestion du changement
Les objectifs commerciaux, l’environnement et la culture créés au sein de l’organisation sont quelques-uns des facteurs qui rendent le processus de gestion du changement unique. Les étapes du processus, les détails techniques et les personnes avec lesquelles vous travaillez diffèrent selon les organisations, mais les principes de base restent les mêmes.
Voici quelques étapes qui mèneront à une mise en œuvre réussie des changements organisationnels :
2. Objectif clair
Avoir des buts ou des objectifs clairement définis vous aidera à savoir si vous les avez atteints. Assurez-vous que votre objectif lié au changement est aligné sur les objectifs de l’entreprise.
3. un changement
Pour une mise en œuvre réussie du changement, l’organisation doit être préparée sur le plan logistique et culturel. Cartographiez l’ensemble du processus de changement avec des étapes, des objectifs, des mesures, des analyses et des incitations définissables.
Lorsque l’organisation est prête pour le changement, la direction doit élaborer un plan réaliste pour mettre en œuvre le changement. Le plan doit inclure les détails suivants :
• Objectifs stratégiques
• Parties prenantes du projet
• Taille du projet
• KPI (indicateurs clés de performance)
Le plan de gestion du changement doit surmonter tous les obstacles pouvant survenir au cours du processus.
4. Mettre en œuvre le plan de changement
Lors de la création d’un plan de gestion du changement, vous suivez les étapes définies, telles que les modifications apportées à la structure, aux processus, aux systèmes, à la stratégie et à d’autres aspects essentiels de l’organisation. Au cours du processus, les responsables du changement doivent prendre toutes les actions essentielles pour permettre à leurs équipes de prendre les bonnes mesures pour atteindre les objectifs.
5. Créer un plan de communication
Une fois le changement approuvé par les décideurs, il est essentiel de développer une plateforme de communication fiable. Une communication claire permet à la haute direction d’entendre des mises à jour régulières, et l’équipe impliquée dans le processus de changement a l’impression que la direction écoute ses commentaires et ses préoccupations.
La communication a un effet profond sur l’ensemble du processus et le rend plus transparent et plus digeste, et fait également comprendre à toutes les personnes impliquées quel est leur rôle dans l’ensemble et ce qu’elles en tireront en fin de compte.
6. Détectez les obstacles et supprimez-les
Des obstacles sont souvent attendus lors du processus de mise en œuvre du changement. Vous devez résoudre les problèmes rapidement pour surmonter les problèmes imprévus. N’ignorez pas ces obstacles car ils peuvent entraver le processus de changement. Voici quelques façons de surmonter les blocages du processus.
• Y compris des formations supplémentaires et des activités de formation continue
• Assurer une structure organisationnelle bien planifiée
• Adopter de nouveaux systèmes pour activer de nouvelles techniques
• Mettre à jour la description de poste concernant les nouvelles charges de travail
• Envisager toutes les mesures essentielles pour éliminer les obstacles au processus de changement
7. Comprendre les indicateurs de performance clés
Normalement, les jalons suffisent pour mesurer le succès de l’organisation, mais pour disposer de données complètes, vous pouvez utiliser des indicateurs clés de performance (KPI). Les membres de l’équipe du processus de changement doivent disposer de données précises sur la situation. Dans ce contexte, les KPI permettent de suivre l’avancement du changement et les éventuels changements dans le processus.
8. Ajuster le processus de gestion du changement si nécessaire
Si certains aspects ne répondent pas à vos exigences ou attentes, ajustez le processus de changement en fonction de vos besoins. Il vaudrait mieux apporter de petits changements et atteindre vos objectifs plutôt que de continuer à suivre le même plan et de ne pas le mettre en œuvre. En tant que manager, directeur, manager ou chef de service, veillez à toujours donner l’exemple. « Donner l’exemple ».
9. Intégrer les changements dans la culture de l’organisation
Lorsque les changements apportés au sein de la culture organisationnelle ont été mis en œuvre, vous avez presque atteint votre objectif. Il y a toujours place à l’amélioration, et l’intégration du principe d’amélioration continue contribuera à apporter de nouveaux changements.
Les 7R du processus de gestion du changement
Lors de la soumission d’un plan de gestion du changement, il existe un certain nombre de listes de contrôle à prendre en compte, également connues sous le nom des 7R du processus de gestion du changement. Posez-vous les questions essentielles suivantes concernant le processus de gestion du changement.
- Réglementer (ou réguler)
La personne qui a identifié le besoin de changement peut avoir quelques idées pour lancer la demande de gestion du changement de l’organisation. Un système centralisé enregistre tous les changements essentiels effectués et garantit que chaque individu est conscient de ses responsabilités au sein de l’équipe.
- Raisons pour changement
Il existe diverses raisons pour lesquelles les demandes de gestion du changement sont motivées, telles que l’augmentation de la capacité, la minimisation des risques de sécurité ou l’augmentation de la disponibilité. Quelle que soit la raison du changement, celui-ci doit être présenté à l’ensemble de la direction et du conseil d’administration pour décider d’approuver ou non la demande. Cela permet de prioriser les changements.
- Rentabilité (R.O.I)
Avant d’apporter des modifications, il est très important de reconnaître le retour sur investissement des modifications apportées. Par exemple, si le retour sur la demande de changement est faible, la demande de changement peut être ignorée et vice versa. Avant d’envisager une demande de changement, il est essentiel de considérer le changement de prestation qui a été effectué.
- Risque
Toute forme de changement comporte des risques. Certains changements peuvent être ignorés/évités grâce à un plan de rétablissement, tandis que d’autres doivent être acceptés. Lorsque vous planifiez des changements, tenez compte du risque de ne pas mettre en œuvre les changements. Bien qu’il soit difficile de prévoir les risques liés aux processus de changement, vous pouvez réfléchir à l’avance avant de mettre en œuvre des changements.
- Ressources
Le manque de ressources suffisantes conduit au rejet des demandes de conduite du changement. Ainsi, lors de la planification de la mise en œuvre de changements, il est tout aussi important de tenir compte des ressources. Suivez les personnes ou les ressources nécessaires à la mise en œuvre du changement. Lorsque vous acceptez le processus de changement, tenez compte de son impact sur d’autres projets et assurez-vous qu’il n’a pas d’impact négatif sur d’autres projets.
- Responsabilité
Dans le processus de gestion du changement, il est essentiel d’avoir une connaissance explicite des responsabilités et de savoir qui doit être responsable de quelles tâches. Les obligations doivent être recevables, traçables et exécutoires.
- Relation
De nombreux changements ont lieu simultanément dans une organisation. La relation entre les changements doit être déterminée au-delà et à l’intérieur des limites fonctionnelles. Une autre façon de mettre en œuvre la « relation » consiste à entretenir de bonnes relations avec toutes les personnes impliquées. Il est extrêmement important de créer de la bonne volonté au sein du conseil d’administration, de la direction et dans l’atelier. Le fait de ne pas effectuer cette tâche avec précision pourrait entraîner des délais de déploiement plus longs.
Conclusion
La mise en œuvre du processus de gestion du changement revêt évidemment une grande importance, car elle rend l’entreprise plus dépendante des nouvelles méthodes de travail.
Lorsque vous faites des erreurs et que les gens sont négligés tout au long de la transition, la peur augmente et leur motivation diminue. Vous devrez alors faire face aux objections et réactions classiques telles que :
« Pourquoi devrais-je m’inquiéter ? Je n’ai aucune idée de ce qui se passe… »
« Pourquoi devrais-je m’en soucier ? Ils ne se soucient clairement pas de nous… »
« Je ne suis pas sûr d’appartenir au nouveau monde… Je n’en sais rien »
Vos collègues peuvent devenir irrités à l’égard du leadership et protéger leur propre position au sein de l’organisation. Des silos peuvent se former, entraînant une culture du « nous contre eux » – certaines des personnes les plus rancunières dans ce tableau peuvent finir par être des saboteurs. Les gens pourraient même devenir moins productifs et l’absentéisme pour cause de maladie pourrait augmenter, ce qu’il faut éviter à tout prix.
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