| Le modèle RASCI d’optimisation des processus s’articule autour d’une matrice regroupant les rôles et responsabilités de chacun. La matrice RASCI est réputée pour créer simplement de la clarté dans la structuration des compétences et des responsabilités au sein de toute l’organisation. Le principe de la méthode RASCI repose sur le fait que chaque collaborateur d’une organisation exerce certains rôles, tâches et responsabilités dans un processus à mener à bien. Par exemple, un collaborateur peut être chargé d’exécuter un certain processus et d’en tenir informé un autre collaborateur. La méthode RASCI vous assure cependant que ces rôles sont clairement définis et structurés. Ainsi, tout le monde sait en permanence quelles sont ses tâches et peut parfaitement les mener à bien et les contrôler. |
R – Responsible
Le collaborateur qui est directement responsable de l’exécution correcte et à temps de la tâche ou la personne qui effectue elle-même la tâche. Ces personnes sont placées sous l’autorité de l’accountable.
A – Accountable
De functionaris die eindverantwoordelijk (bevoegd) is voor de juiste uitvoering van de taak en goedkeuring geeft Le collaborateur qui endosse la responsabilité finale (compétente) de la bonne exécution de la tâche et de la validation du résultat final. Somme toute, cette personne doit pouvoir émettre un jugement final, disposer d’un droit de véto. Ce collaborateur dépend entièrement de la réussite de l’action menée par le R. Surtout qu’en général, le A endosse aussi la responsabilité finale de l’ensemble du processus dont il est le propriétaire. En tout cas, le A se situe à un niveau hiérarchique supérieur que le R, même si ce n’est pas une condition sine qua non.
S – Supportive
Le collaborateur qui peut apporter un support à l’exécution de la tâche ou qui l’exécute. Le S occupe un rôle de support sur lequel le R peut compter. D’ailleurs, il n’intervient qu’à la demande du R. Cette personne est un expert de son domaine. Le S est responsable de la qualité et du résultat du support qu’il fournit, mais pas directement responsable de l’activité.
C – Consulted
Le collaborateur qui doit être consulté au préalable ou qui doit donner sa validation ou son input pour une action du processus. De ce fait, cette personne peut influencer le résultat.
I – Informed
Le collaborateur qui doit être informé a posteriori des décisions, de l’évolution ou des résultats obtenus. Cette personne ne peut donc plus influencer le résultat.
Pour terminer, retenez certainement ces quelques conseils pratiques avant de commencer à cartographier vos processus et à déterminer les rôles qui y sont liés :
· Toute action (du processus) doit être attribuée à un R. Indiquez d’abord le R pour chaque action. Il n’existe aucune action sans R ;
· Un R ne peut exercer qu’une fonction par action. Si plusieurs R travaillent ensemble sur une action, personne n’en est vraiment responsable ;
· Un A ne peut également être attribué qu’une fois par action ; Désignez dès lors le A directement après le R ;
· Lorsque vous désignez les A, n’oubliez pas qu’il ne doit pas nécessairement s’agir du supérieur hiérarchique du R ;
· Faites bien attention à la répartition des rôles entre le A et le R. Souvent, il règne une confusion entre ces deux rôles ;
· Une fonction peut avoir plusieurs rôles (à l’exception de la combinaison R et A) ;
· Veillez à attribuer les différents rôles avec clarté et cohérence ;
· Evaluez régulièrement les matrices RASCI en place avec les personnes concernées et, au besoin, adaptez-les.
Nous vous recommandons d’analyser de manière critique les processus de votre entreprise en utilisant la méthode RASCI que nous venons de vous présenter. Et bien entendu, nous nous ferons un plaisir de vous accompagner dans cet exercice si vous le souhaitez.
