Het RASCI-model voor procesverbetering bestaat uit een matrix die de rollen en verantwoordelijkheden weergeeft. De RASCI-methode staat bekend om het eenvoudig scheppen van duidelijkheid in het structureren van bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen een gehele organisatie. Het principe van de RASCI-methode is dat elke medewerker binnen een organisatie bepaalde rollen, taken en verantwoordelijkheden heeft in een proces die uitgevoerd moeten worden. Hierin kan de ene medewerker verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een bepaald proces en moet een andere medewerker hiervan op de hoogte worden gehouden. Met RASCI zorg je er echter voor dat deze rollen duidelijk worden aangegeven en gestructureerd zijn zodat iedereen altijd weet wat hun taken zijn en deze succesvol kunnen uitvoeren en controleren.
R – Responsible
De functionaris die direct verantwoordelijk is voor de juiste en tijdige uitvoering van de taak of degene die de activiteit zelf uitvoert. Hiervoor wordt verantwoording afgelegd aan de persoon die accountable is.
A – Accountable
De functionaris die eindverantwoordelijk (bevoegd) is voor de juiste uitvoering van de taak en goedkeuring geeft aan het eindresultaat. Als het erom gaat, moet deze persoon het eindoordeel kunnen vellen, vetorecht hebben. Deze functionaris is geheel afhankelijk van het succes waarmee R de activiteit uitvoert. Vooral ook omdat A vaak voor het totaal van het proces eindverantwoordelijk is, als proceseigenaar. In veel gevallen is A iemand hoger in de hiërarchie dan R, maar dat hoeft niet per sé.
S – Supportive
De functionaris die ondersteuning verleent aan de uitvoering van de taak of de taak uitvoert. S is een ondersteunende rol waarop R een beroep kan doen. Kan alleen op verzoek van R support leveren. Deze persoon is een expert op zijn gebied. S is verantwoordelijk voor de kwaliteit en het resultaat van zijn support maar is niet direct verantwoordelijk voor de activiteit zelf.
C – Consulted
De functionaris die vooraf geraadpleegd moet worden of goedkeuring of input moet leveren bij een activiteit in het proces. Deze persoon kan daarmee dus het resultaat nog beïnvloeden.
I – Informed
De functionaris die achteraf geïnformeerd moet worden over de beslissingen, over de voortgang of bereikte resultaten. Deze persoon kan het resultaat dus niet meer beïnvloeden.
· Iedere activiteit (processtap) heeft in ieder geval een R. Vul daarom eerst per activiteit deze R in. Een activiteit zonder R bestaat niet;
· Een R kan per activiteit eigenlijk maar één functie worden gegeven. Bij meerdere R’s binnen één activiteit is niemand echt verantwoordelijk;
· Een A kan ook per activiteit maar één keer worden toebedeeld; Vul dan ook na de R de A in;
· Hou bij het toebedelen van de A’s goed in de gaten dat dit niet per sé de hogere functie in de hiërarchie van de R hoeft te zijn;
· Let goed op de rolverdeling tussen de A en de R. Deze twee rollen worden nog al eens door elkaar gehaald;
· Een functie kan meerdere rollen hebben (met uitzondering van de combinatie R en A);
· Zorg dat er helderheid en overeenstemming is over de invulling van de verschillende rollen;
· Evalueer periodiek met de betrokkenen de uitgewerkte RASCI en pas deze
We raden jullie aan om jullie bedrijfsprocessen eens kritisch te bekijken aan de hand van bovenvermelde RASCI-methode of ik kan jullie hierin begeleiden indien gewenst.
